Pro každou obchodně orientovanou firmu je klíčové nejen získávat nové kontakty, ale především je efektivně provést celým obchodním procesem až k úspěšnému uzavření. Systematická správa obchodního pipeline, neboli prodejní cesty, je základním kamenem stabilního růstu a předvídatelnosti příjmů. Bez jasně definovaného a spravovaného procesu se obchodní aktivity stávají chaotickými, potenciální zákazníci propadávají systémem a obchodníci ztrácejí přehled. Právě zde nastupuje moderní CRM systém, jakým je Bohemia CRM, postavený na robustní platformě Microsoft Power Apps, který přináší řád a efektivitu do každodenní práce obchodního týmu.
Co je to obchodní pipeline a proč je jeho správa zásadní?
Obchodní pipeline (česky často označovaný jako prodejní trychtýř nebo prodejní cesta) je vizuální reprezentace jednotlivých fází, kterými prochází potenciální zákazník od prvního oslovení až po finální nákup. Každá fáze představuje konkrétní krok v obchodním cyklu – od identifikace příležitosti, přes kvalifikaci, prezentaci nabídky, vyjednávání až po uzavření obchodu.
Efektivní správa tohoto procesu umožňuje:
-
Získat přehled: V každém okamžiku víte, v jaké fázi se nachází každá obchodní příležitost.
-
Optimalizovat procesy: Identifikujete slabá místa, kde zákazníci z procesu "vypadávají", a můžete přijmout nápravná opatření.
-
Zlepšit prognózování: Na základě dat z pipeline dokážete lépe předpovídat budoucí tržby.
-
Zvýšit efektivitu týmu: Obchodníci se mohou soustředit na správné aktivity ve správný čas a u správných příležitostí.
Bohemia CRM: Správa pipeline v prostředí Microsoft 365
Bohemia CRM, jakožto Model-Driven Power App, je nativně integrováno do dobře známého prostředí Microsoft 365. To znamená, že uživatelé pracují v intuitivním a známém rozhraní, které denně používají. Data z CRM jsou tak přímo propojena s nástroji jako Outlook, Teams, SharePoint nebo Excel, což minimalizuje potřebu přepínání mezi aplikacemi a zefektivňuje sdílení informací.
Fáze 1: Založení a správa zájemců (Lead Management)
Vše začíná u Zájemce (v anglické terminologii "Lead"). Jedná se o prvotní, často nekvalifikovaný kontakt – vizitku z veletrhu, kontakt z webového formuláře nebo doporučení. V Bohemia CRM je evidence těchto kontaktů centralizovaná a přehledná.
-
Evidence zdroje: U každého zájemce můžete snadno evidovat, odkud přišel (např. kampaň, web, veletrh), což je klíčové pro vyhodnocování marketingových aktivit.
-
Plánování aktivit: Přímo k zájemci si obchodník plánuje první aktivity – úvodní telefonát, zaslání e-mailu. Vše se automaticky synchronizuje s jeho kalendářem v Outlooku.
-
Pracovní procesy: Systém obchodníka provádí předdefinovaným procesem, který zajišťuje, že na žádný důležitý krok nebude zapomenuto.
Fáze 2: Kvalifikace a vytvoření příležitosti
Ne každý zájemce se stane zákazníkem. Klíčovým krokem je kvalifikace, tedy zjištění, zda má daný kontakt skutečný zájem, potřebu a rozpočet pro váš produkt či službu.
Pokud je zájemce kvalifikován, obchodník ho v Bohemia CRM jedním kliknutím převede na:
-
Obchodní vztah (Account): Záznam o firmě.
-
Kontakt (Contact): Konkrétní osoba ve firmě.
-
Příležitost (Opportunity): Samotný obchodní případ.
Tímto krokem se zájemce posouvá do aktivní fáze obchodního pipeline. Systém automaticky přenese veškeré dosavadní informace a komunikaci, čímž je zajištěna kontinuita.
Fáze 3: Rozvoj obchodní příležitosti
V této fázi obchodník aktivně pracuje na rozvoji konkrétní Příležitosti. Bohemia CRM poskytuje pro tento účel řadu nástrojů:
-
Fáze prodeje: Každá příležitost prochází definovanými fázemi (např. Analýza potřeb, Prezentace řešení, Příprava nabídky, Vyjednávání). Tyto fáze jsou vizualizovány v přehledném kanbanovém zobrazení, které umožňuje snadné sledování postupu a přesouvání příležitostí mezi fázemi.
-
Evidence komunikace: Veškerá komunikace – e-maily z Outlooku, schůzky, telefonáty – se automaticky nebo manuálně zaznamenává přímo na kartu příležitosti. Celý tým tak má okamžitý přehled o historii jednání.
-
Správa dokumentů: Nabídky, prezentace a další soubory lze ukládat přímo k příležitosti díky integraci se SharePointem. Všechny relevantní dokumenty jsou tak na jednom místě.
-
Sledování konkurence: Systém umožňuje evidovat, s jakými konkurenty se v rámci dané příležitosti potýkáte, a analyzovat důvody výher a proher.
Fáze 4: Nabídka a uzavření obchodu
Když se příležitost dostane do fáze nabídky, Bohemia CRM zjednodušuje i tento krok. Umožňuje vytvářet a spravovat Nabídky (Quotes) přímo v systému.
-
Produktový katalog: Nabídky lze snadno sestavovat z předdefinovaného katalogu produktů a služeb.
-
Revize a schvalování: Systém podporuje verzování nabídek a případné interní schvalovací procesy.
-
Uzavření příležitosti: Po akceptaci nabídky obchodník uzavře příležitost jako Úspěšně realizovanou (Won) nebo v opačném případě jako Neúspěšně realizovanou (Lost) s uvedením důvodu. Tato data jsou neocenitelná pro budoucí analýzy a strategická rozhodnutí.
Reporting a vizualizace: Klíč k pochopení pipeline
Co nelze měřit, nelze řídit. Bohemia CRM nabízí díky platformě Microsoft Power Apps a integraci s Power BI pokročilé možnosti reportingu a vizualizace. Manažeři i obchodníci mají k dispozici přehledné řídicí panely (dashboards), které v reálném čase zobrazují:
-
Stav pipeline: Kolik příležitostí je v jednotlivých fázích a jaká je jejich celková hodnota.
-
Konverzní poměry: Úspěšnost přechodu mezi jednotlivými fázemi.
-
Předpověď prodeje (Sales Forecast): Odhad budoucích příjmů na základě dat v pipeline.
-
Výkonnost obchodníků: Srovnání výsledků jednotlivých členů týmu.
Tyto přehledy umožňují vedení firmy činit informovaná rozhodnutí, identifikovat rizika a odhalovat nové příležitosti pro růst.
Závěr
Správa obchodního pipeline není jen administrativní úkon, ale strategický proces, který přímo ovlivňuje úspěšnost celé firmy. Bohemia CRM, postavené na moderní a flexibilní technologii Microsoft Power Apps, poskytuje českým firmám komplexní a zároveň uživatelsky přívětivý nástroj pro řízení celého obchodního cyklu. Od prvotního kontaktu se zájemcem, přes jeho systematickou kultivaci až po úspěšné uzavření obchodu, systém nabízí přehled, strukturu a data potřebná pro efektivní a předvídatelný růst. Integrace do ekosystému Microsoft 365 je pak přirozeným bonusem, který zefektivňuje každodenní práci a maximalizuje návratnost investice nejen do CRM, ale do celé IT infrastruktury.